Nooit meer "wie doet wat?": monday.com's nieuwe Resource Planner en Capacity Manager

Herkenbaar? Dan is dit artikel voor jou.

Het is maandagochtend. Je opent je projectoverzicht en ziet het meteen: drie teamleden zitten tot aan hun nek in het werk, twee anderen hebben nauwelijks iets te doen, en ergens in een spreadsheet staat een planning die al twee weken niet meer klopt. Je weet dat er een deadline aankomt, maar je hebt geen idee of je team het gaat redden — laat staan of je de juiste mensen op de juiste taken hebt gezet.

Dit is geen uitzonderlijke situatie. Het is de dagelijkse realiteit voor veel projectmanagers, operationeel managers en teamleiders in Nederland. Capaciteitsplanning is notoir lastig, zeker als je meerdere projecten tegelijk draait.

Goed nieuws: monday.com heeft in 2026 een reeks krachtige nieuwe functies uitgerold die dit probleem direct aanpakken. De Resource Planner, de Capacity Manager en de Resource Directory maken van monday.com een volwaardig resource management platform — zonder dat je een apart, duur tool nodig hebt.

De Resource Planner: eindelijk inzicht op taakniveau

De kern van de nieuwe functionaliteit is de Resource Planner. Waar je voorheen resources hooguit op projectniveau kon bijhouden, kun je nu op taakniveau precies vastleggen wie wat doet, wanneer, en hoeveel tijd dat kost.

De Resource Planner introduceert een aantal dedicated kolommen die samenwerken als een geïntegreerd systeem:

• Resource: wie is verantwoordelijk voor deze taak?
• Timeline: wanneer wordt de taak uitgevoerd?
• Planned effort: hoeveel uur is er ingepland?
• Effort spent: hoeveel uur is er daadwerkelijk besteed?

Klinkt simpel, maar de kracht zit in de combinatie. De nieuwe planner views leggen allocaties naast geplande én werkelijke inspanning. In één oogopslag zie je waar de planning klopt en waar het misgaat.

Bijzonder handig zijn de signaleringsfuncties. De Resource Planner markeert automatisch:

• Onbezette taken — taken zonder toegewezen resource (een veelvoorkomende bron van verrassingen vlak voor een deadline)
• Over-allocaties — mensen die meer werk hebben dan ze aankunnen
• Resources zonder werk — teamleden die onderbezet zijn en ingezet kunnen worden

Dit is het soort inzicht dat je normaal gesproken pas krijgt als het te laat is. Met de Resource Planner heb je het voordat het misgaat.

De Capacity Manager: portfoliobeheer op een hoger niveau

De Resource Planner is krachtig voor individuele projecten, maar wat als je tien, twintig of dertig projecten tegelijk draait? Dan heb je de Capacity Manager nodig.

De Capacity Manager is een portfolioniveau tool die gegevens uit maximaal 50 projecten of planners samenvoegt tot één centraal overzicht. In plaats van van board naar board te springen, zie je in één dashboard hoe je capaciteit verdeeld is over je hele portfolio.

De belangrijkste mogelijkheden:

• Real-time bezettingsinzichten over het gehele portfolio — geen handmatige updates meer, geen verouderde spreadsheets
• Groepering op aangepaste attributen — wil je capaciteit bekijken per team, per afdeling, per locatie of per specialisme? Dat kan. Je definieert zelf de dimensies die voor jouw organisatie relevant zijn
• Directe koppeling met de Resource Planner — wijzigingen in individuele projecten worden automatisch doorgevoerd in het portfoliooverzicht

Voor een operationeel manager of directeur is dit goud waard. Je hoeft niet meer te vertrouwen op wekelijkse statusupdates of handmatige rapportages. De Capacity Manager geeft je een levend, actueel beeld van hoe je organisatie er capacitair voor staat.

Resource Directory en AI: de slimme laag eronder

Naast de Planner en de Capacity Manager introduceert monday.com ook de Resource Directory V1: een gecentraliseerde directory van alle mensen en resources binnen je organisatie.

Denk aan een intern adresboek, maar dan slim. De Resource Directory bevat niet alleen namen en contactgegevens, maar ook rollen, vaardigheden, beschikbaarheid en andere relevante attributen. Dit vormt de databasis waarop de rest van de resource management functionaliteit draait.

En dan is er nog de AI-integratie. Sidekick, monday.com's AI-assistent, kan de Resource Directory raadplegen om automatisch placeholder-toewijzingen te vervangen door echte mensen. Heb je een taak aangemaakt met "senior developer – nog te bepalen"? Sidekick kijkt in de directory, ziet wie beschikbaar is met de juiste vaardigheden, en stelt een concrete toewijzing voor.

Dit klinkt misschien als een kleine tijdsbesparing, maar voor organisaties met tientallen projecten en honderden taken kan dit wekelijks uren schelen. Minder handmatig werk, minder kans op fouten, en een planning die sneller op orde is.

En dan is er nog het 200-projecten dashboard

Als klap op de vuurpijl heeft monday.com ook het Auto-Connected Dashboard uitgebreid. Dit dashboard haalt automatisch data op uit maximaal 200 gekoppelde projectboards — zonder dat je handmatig verbindingen hoeft te leggen of te onderhouden.

Voor grote organisaties of implementatiepartners die meerdere klanten of business units beheren, is dit een enorme stap vooruit. Eén dashboard, 200 projecten, altijd actueel. Het is het soort functionaliteit waar enterprise resource planning tools normaal gesproken een fors prijskaartje aan hangen.

Praktijkvoorbeeld: een Nederlands IT-dienstverlener

Stel je voor: TechForce, een middelgroot IT-dienstverlener in Utrecht met 45 consultants en een portfolio van 30 actieve klantprojecten. Elke week is het puzzelen: wie heeft capaciteit? Wie zit al vol? Welke projecten lopen achter?

Met de nieuwe monday.com functionaliteit ziet hun werkdag er anders uit:

1. De Resource Planner geeft elke projectmanager direct inzicht in de bezetting van hun team. Over-allocaties worden automatisch gesignaleerd — geen verrassingen meer op vrijdagmiddag.
2. De Capacity Manager geeft de operationeel directeur een portfoliooverzicht van alle 30 projecten. Ze ziet in één oogopslag welke teams onderbezet zijn en waar ze capaciteit kunnen herverdelen.
3. De Resource Directory bevat alle 45 consultants met hun specialisaties en beschikbaarheid. Wanneer een nieuw project binnenkomt, stelt Sidekick AI direct voor wie het beste ingezet kan worden — op basis van vaardigheden én actuele bezetting.
4. Het Auto-Connected Dashboard trekt automatisch data uit alle projectboards, zodat de directie altijd een actueel beeld heeft zonder te hoeven wachten op wekelijkse rapportages.

Resultaat: minder brandjes blussen, betere bezetting, hogere klanttevredenheid — en een operationeel directeur die eindelijk op vrijdagmiddag vroeg naar huis kan.

Samengevat: waarom dit ertoe doet

monday.com positioneert zich met deze functies als een serieuze concurrent van dedicated resource management tools zoals Planview, Runn of Float. Maar met één groot voordeel: het is volledig geïntegreerd in het platform dat je team al gebruikt.

De voordelen op een rij:

• ✅ Taakniveau resource planning — geen vage projectschattingen meer, maar concrete toewijzingen
• ✅ Real-time capaciteitsinzicht — altijd weten hoe je team erbij staat
• ✅ Portfoliobeheer voor 50+ projecten — schaalbaar voor groeiende organisaties
• ✅ AI-ondersteunde toewijzingen — minder handmatig werk, slimmere planning
• ✅ Eén platform — geen losse tools meer die je handmatig moet synchroniseren

Voor organisaties die worstelen met capaciteitsplanning — en dat zijn er veel — is dit een significante stap vooruit. Niet als belofte voor de toekomst, maar als functionaliteit die nu beschikbaar is.

Klaar om dit in de praktijk te brengen?

Bij Ximble helpen we Nederlandse organisaties om het maximale uit monday.com te halen. Of je nu net begint met monday.com of al jaren gebruiker bent: de nieuwe Resource Planner en Capacity Manager vragen om een doordachte implementatie die past bij jouw processen en teamstructuur.

Wil je weten hoe deze functies werken voor jouw specifieke situatie? Neem contact op met ons team. We denken graag met je mee — zonder verkooppraatje, wel met concrete adviezen.

Neem contact op met Ximble →

Dit artikel is geschreven door het team van Ximble, monday.com implementatiepartner in Nederland.