Van versnipperde tools naar één werkwijze met monday.com
Hoe Workwize in 3 maanden overzicht, prioriteit en rust bracht in Customer Success en daarbuiten.
Workwize is een snelgroeiende SaaS scale-up die bedrijven helpt bij het beheren van IT-assets voor medewerkers wereldwijd. Van laptops tot randapparatuur: alles rondom onboarding, offboarding en lifecycle management is centraal geregeld.
IT Asset Management / B2B SaaS
Van versnipperde tools naar één manier van werken
Workwize is een snelgroeiende SaaS scale-up in IT Asset Management, met teams en klanten verspreid over meerdere landen. Door die groei ontstond een bekende situatie: steeds meer tools, steeds minder overzicht. Taken, prioriteiten en context raakten versnipperd over Slack, HubSpot, Jira, Zendesk en Airtable.
Samen met Ximble koos Workwize voor monday.com als centrale werkwijze. Niet als extra tool, maar als één plek waar teams hun werk plannen, opvolgen en overdragen — met rust, overzicht en schaalbaarheid als uitgangspunt.
Als alles overal staat, voelt alles urgent
Workwize groeide hard en gebruikte steeds meer tools. Slack voor communicatie, HubSpot voor klanten, Jira, Zendesk, Airtable. Alles had een functie, maar niets bracht het werk echt samen.
Vooral in Customer Success zorgde dat voor onrust. Taken stonden verspreid, prioriteiten waren lastig te bepalen en overzicht ontbrak. Werk bleef soms liggen, niet omdat niemand het oppakte, maar omdat niemand precies wist waar te kijken.
Zonder één centrale plek werd samenwerken onnodig complex. Wat Workwize miste, was een duidelijke manier om werk te organiseren die teams dagelijks konden gebruiken.
Ik liep altijd weg met goede inzichten. In drie maanden hebben we samen veel neergezet.
Eén centrale manier van werken
Workwize wilde af van losse taken, versnipperde updates en onduidelijke prioriteiten. Het doel was om één centrale plek te creëren waar teams hun werk organiseren, opvolgen en overdragen.
Niet als extra tool, maar als vaste werkwijze. Zodat iedereen ziet wat er speelt, wat aandacht vraagt en wat kan wachten — ook als collega’s afwezig zijn of van rol wisselen.
Bouwen terwijl het gebruikt wordt
Ximble startte met een pilot in Customer Success. Samen met Zoë, de CSM Leads en Michiel werd gekeken hoe het werk nu echt liep en waar overzicht ontbrak. Op basis daarvan zijn de eerste workflows en structuren in monday.com ingericht.
In plaats van een groot ontwerp vooraf, werd er gewerkt in een vast ritme. Wekelijks bouwen, direct testen in de praktijk en bijsturen waar nodig. Toen de eerste teams het voordeel merkten, sloten ook Marketing en Finance aan.
Naast teamworkflows werd een OKR-structuur opgezet voor leadership, zodat doelen niet los stonden van het dagelijkse werk. Automatiseringen hielpen om taken en opvolging niet meer handmatig bij te houden, maar de focus bleef op eenvoud en gebruik.
Zo groeide monday.com uit tot één centrale werkwijze, die meerdere teams tegelijk ondersteunt en eenvoudig uitbreidbaar blijft.
De samenwerking gaf richting én tempo. In drie maanden hebben we samen een stevige basis neergezet.
Merkbaar verschil in het dagelijkse werk
Na drie maanden werkt Workwize vanuit één centrale werkwijze in monday.com. Customer Success gebruikt het platform actief voor taken, processen en projecten. Marketing en Finance zijn aangesloten en werken vanuit dezelfde omgeving.
Het grootste verschil zit in overzicht en rust. Taken blijven minder liggen omdat status en context zichtbaar zijn. Prioriteiten zijn duidelijker en werk is beter overdraagbaar tussen collega’s. monday.com wordt niet ervaren als extra administratie, maar als dé plek waar werk samenkomt.
De basis staat en wordt breed gedragen. Vanuit deze structuur kan Workwize nu verder bouwen en nieuwe teams aansluiten zonder opnieuw te hoeven beginnen.
Plan een gratis adviesgesprek
"Vertel ons jouw unieke situatie en krijg direct vrijblijvend advies over wat werkt (en wat niet)."
