Een CRM dat klopt: This Play Media herbouwt sales op monday.com

Data is er wel, maar het is niet altijd te vertrouwen

Bij This Play Media was salesinformatie meestal wel beschikbaar, maar niet altijd eenduidig. Leads, accounts, deals en contractafspraken stonden deels in monday.com en deels in losse Excel-lijstjes. Het proces werkte, maar alleen zolang iedereen wist waar hij moest kijken.

Dat werd steeds lastiger. Dealverdeling gebeurde handmatig, percentages en budgetten moesten worden gecontroleerd en orderingang was niet altijd direct te herleiden. Accountmanagers waren meer tijd kwijt aan zoeken en afstemmen dan aan verkopen en relatiebeheer.

Het probleem zat niet in gebrek aan tooling, maar in het ontbreken van één duidelijke waarheid. Zolang data verspreid bleef, bleef twijfel bestaan — en bij twijfel grijpen mensen terug op hun eigen lijstjes.

Eén CRM waar het team op kan vertrouwen

This Play Media wilde één centrale CRM-omgeving waarin alle salesinformatie samenkomt. Leads, accounts, opportunities en opvolging moesten logisch zijn ingericht en voor iedereen op dezelfde manier werken.

Het doel was duidelijk: grip op het salesproces en dealverdeling, zonder extra handwerk of controlelagen. Zodat accountmanagers kunnen vertrouwen op de data die ze zien en orderingang niet meer op gevoel, maar op een vaste structuur wordt bepaald.

Geen extra features, geen complex systeem. Wel een CRM dat klopt en dat het team ook daadwerkelijk gebruikt.

CRM opnieuw opgebouwd, met vaste regels

Ximble begon met het scherp krijgen van het salesproces. Niet door meteen te bouwen, maar door samen met TPM duidelijke keuzes te maken: welke informatie hoort waar, wanneer mag iets door naar de volgende fase en wat moet het systeem automatisch doen.

Op basis daarvan is monday.com ingericht als volwaardig CRM, opgebouwd uit vier samenhangende onderdelen: een heldere leadfunnel, centrale accounts, duidelijke opportunities en één plek voor alle salesactiviteiten. Zo ontstaat samenhang zonder dat sales hoeft te zoeken of te schakelen tussen boards.

Vervolgens zijn automatiseringen toegevoegd waar handwerk risico’s opleverde. Dealverdeling wordt nu automatisch toegepast op basis van vaste afspraken en taken verschijnen altijd op de juiste plek, ongeacht waar ze ontstaan. Alles blijft controleerbaar, maar vraagt geen extra discipline van het team.

In plaats van één groot oplevermoment is gekozen voor doorontwikkeling. Kleine verbeteringen werden doorgevoerd op het moment dat ze waarde toevoegden, zodat het CRM logisch bleef en mee kon groeien met het team.

Van zoeken en controleren naar vertrouwen en overzicht

Na de herinrichting werkt This Play Media vanuit één duidelijke CRM-omgeving in monday.com. Salesinformatie staat op vaste plekken en volgt één logische structuur, waardoor accountmanagers minder hoeven te zoeken of te controleren.

Dealverdeling en opvolging verlopen nu automatisch en consistent. Percentages en budgetten worden betrouwbaar vastgelegd, waardoor orderingang beter te herleiden is en discussies achteraf verdwijnen. Taken en activiteiten worden consequenter geregistreerd, vooral bij nieuwe collega’s, wat laat zien dat het systeem logisch aanvoelt.

Het grootste resultaat zit in vertrouwen. Omdat data staat waar je het verwacht en het proces voor iedereen hetzelfde is, wordt het CRM gebruikt zoals bedoeld. Niet omdat het moet, maar omdat het werkt.