Een Proof of Concept bij Kremer voor CRM, project- en servicemanagement

Moderniseren zonder grip te verliezen

Kremer werkte al jarenlang vanuit Atrium als ERP-systeem voor projectadministratie en financiële processen. Dat bood stabiliteit, maar sloot steeds minder goed aan op de flexibiliteit die nodig is voor MSP-processen zoals CRM, service en werkplanning.
‍

Het gevolg was dat overzicht en opvolging onder druk kwamen te staan. Statusinformatie zat verspreid, overdrachten vroegen handmatig werk en processen waren lastig aan te passen zonder risico’s voor bestaande data en rapportages. Tegelijkertijd was het geen optie om Atrium zomaar los te laten.
‍

De uitdaging was daarom helder maar complex: kan monday.com ingezet worden als leidend werkplatform voor CRM, Work Management en Service, terwijl Atrium zijn rol behoudt voor ERP-gerelateerde onderdelen? En kan dat zónder dat data uit elkaar loopt of extra complexiteit ontstaat?

Valideren of monday.com leidend kan zijn

Het doel van deze Proof of Concept was niet om direct organisatiebreed uit te rollen, maar om onderbouwd te toetsen of monday.com geschikt is als leidend werkplatform voor CRM, Project- en Work Management en Service.
‍

Daarbij waren vier succescriteria bepalend:

• Aantoonbare efficiëntieverbetering binnen geselecteerde processen
• Positieve beoordeling door key-users en testers
• Een werkende en betrouwbare koppeling met Atrium
• Inrichting van alle must-have processen binnen de afgesproken scope

De uitkomst van de PoC moest voldoende inzicht geven om een weloverwogen go/no-go-besluit te nemen richting verdere uitrol binnen de organisatie.

Gerichte PoC met focus op validatie

Ximble zette de Proof of Concept op als een korte, afgebakende validatie. Geen volledige herinrichting, maar genoeg diepgang om een inhoudelijk besluit te kunnen nemen.

De aanpak bestond uit vier stappen:

Analyse & ontwerp
Samen met Kremer zijn requirements, integratie-eisen en securityvoorwaarden scherp afgebakend. De focus lag op wat noodzakelijk was om CRM, Work Management en Service realistisch te toetsen.

Bouw & inrichting
Binnen monday.com zijn workspaces, boards, automatiseringen en dashboards ingericht voor de drie kernprocessen. Parallel is een gerichte koppeling met Atrium gebouwd, met duidelijke afspraken over datastromen en eigenaarschap.

Testen & validatie
Key-users testten de inrichting functioneel en technisch. Daarbij was aandacht voor gebruiksgemak, proceslogica en de betrouwbaarheid van de Atrium-koppeling, inclusief het terugschrijven van ID’s.

Evaluatie
De resultaten zijn gezamenlijk beoordeeld: wat werkt al goed, waar zit frictie en is de basis sterk genoeg voor verdere uitrol? Deze evaluatie vormde de input voor het uiteindelijke go/no-go-advies.

Succesvolle validatie binnen de PoC-scope

De Proof of Concept liet zien dat monday.com geschikt is om als leidend werkplatform te functioneren naast Atrium. Binnen de afgesproken scope zijn alle kernprocessen ingericht, getest en actief gebruikt door key-users.
‍

De gebruikerstevredenheid lag gemiddeld op 8/10, wat bevestigt dat de inrichting logisch en werkbaar aanvoelt voor de betrokken teams. De koppeling met Atrium functioneerde zoals bedoeld: acties vanuit monday.com werden correct doorgezet en relevante ID’s werden betrouwbaar teruggeschreven.
‍

Ook het efficiëntiedoel werd binnen de PoC als behaald beoordeeld. Door meer overzicht, expliciete processtappen en minder handmatig werk ontstond merkbaar meer rust en duidelijkheid in de dagelijkse uitvoering.
‍

Belangrijker nog: de PoC leverde voldoende inzicht op om een onderbouwd go/no-go-besluit te nemen over verdere uitrol. De technische haalbaarheid, gebruikersacceptatie en procesborging zijn aantoonbaar gevalideerd.